Arbete i aktivitetsbaserat kontor

Många arbetsplatser och organisationer har under senare år infört så kallade flexkontor eller aktivitetsbaserade kontor, vilket innebär att de anställda inte har någon fast arbetsplats utan väljer arbetsställe utifrån det arbete som ska utföras. Syftet kan vara att få en ökad flexibilitet och interaktion mellan de anställda, men också att minska kontorsytan. Att arbeta flexibelt och på distans har nu också blivit högaktuellt i samband med den pågående coronapandemin, där hemarbete hos många arbetsgivare har blivit normen.

Men vad finns det då för fördelar, nackdelar, risker och vinster med denna kontorslösning? Passar den alla organisationer och arbetsplatser?

Forskare vid Institutet för Stressmedicin (ISM) har gjort en sammanställning av forskning om aktivitetsbaserade kontor och dess påverkan på hälsa och välbefinnande, arbetsmiljö och produktivitet. I rapporten listas även goda råd för förändringsarbetet före och efter genomförandet av en flytt till aktivitetsbaserat kontor (ABK).

Forskarna sammanfattar hur övergången till ABK upplevs utifrån arbetsmiljö, hälsa och produktivitet, med ett "det beror på"! Sådant som inverkar är vilken typ av kontor man flyttar från, om planlösning och design gör det möjligt att arbeta i de olika delarna av kontoret som det var tänkt, om man har haft ett grundligt implementeringsarbete samt om det finns tydliga och väl förankrade förhållningsregler i det nya kontoret.

Forskningen visar ett positivt samband mellan arbete i aktivitetsbaserade kontor och ökad kommunikation, större kontroll av tid och rum och tillfredsställelse med kontorsmiljön, men ett negativt samband vad gäller möjlighet till avskildhet och koncentration. När det gäller inverkan på hälsan är resultaten tvetydiga; vissa studier har visat en förbättrad självskattad hälsa efter flytt medan andra har visat en försämring av den upplevda allmänna hälsan.

I de aktivitetsbaserade kontor som fungerat bäst har miljön varit tydligt anpassad för de olika arbetsuppgifter som ska utföras. Om det till exempel inte finns möjlighet att arbeta ostört med enskilda koncentrationskrävande arbetsuppgifter, så upplever de anställda problem med arbetsmiljön. Man konstaterar också att ABK verkar passa bäst för verksamheter med varierade arbetsuppgifter och där det ingår mycket social interaktion.

Även den sociala och organisatoriska miljön påverkas vid övergång till ABK. Förutsättningarna för samarbete inom och mellan grupper kan förändras. Flera studier visar att man inom arbetsgrupper upplever mer splittring, avstånd och osynlighet, vilket också påverkar sättet att kommunicera. Cheferna har en viktig uppgift i att hitta nya former för att hålla samman sin arbetsgrupp, liksom för att stödja varje medarbetare. Man betonar här vikten av policys och rutiner inom organisationer för att uppmuntra och underlätta samarbete mellan grupper.

I rapporten poängteras att förändringsarbetet, som övergången till ABK innebär, börjar redan i planeringsstadiet, men behöver fortgå till dess att det nya arbetssättet blir en integrerad del av vardagen. Det är också viktigt att utgå från organisationens verksamhet vid utformningen av nytt kontor. En viss kontorstyp passar inte för alla verksamheter eller alla typer av arbetsuppgifter!

Läs mer om forskningsläget avseende aktivitetsbaserade kontor i ISM:s rapport.

För att få stöd i hur man ska genomföra en övergång till arbete i flexkontor, kolla Checkflex.